Eine der unangenehmsten Aufgaben bei der Vermietung: Absagen verschicken. Viele Vermieter schieben es vor sich her oder ignorieren Interessenten einfach – was unhöflich ist und im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen haben kann.
Dieser Artikel zeigt dir, wie du Absagen professionell, höflich und rechtssicher formulierst – inklusive drei fertigen Vorlagen für verschiedene Situationen.
Musst du überhaupt absagen?
Rechtlich gesehen bist du nicht verpflichtet, jedem Interessenten eine Absage zu schicken. Aber es ist gute Praxis – und du vermeidest damit, dass Menschen wochenlang auf eine Rückmeldung warten. Vor allem bei Interessenten, die bereits zur Besichtigung waren oder Unterlagen eingereicht haben, ist eine Absage das Mindeste an Respekt.
Tipp: Versende Absagen an Interessenten, die noch nicht besichtigt haben, in einer kurzen Sammel-E-Mail. Wer bereits zur Besichtigung war, verdient eine persönlichere Nachricht.
Was eine gute Absage enthält
- Eine kurze, freundliche Eröffnung
- Die Information, dass die Wohnung anderweitig vergeben wurde
- Keine detaillierte Begründung (das ist wichtig – dazu gleich mehr)
- Ein kurzes Dankeschön für das Interesse
- Optionale Wunschformel für die weitere Wohnungssuche
Warum du keine Begründung geben solltest
Das klingt zunächst unhöflich – ist aber klug. Jede Begründung ("wir haben uns für eine Person ohne Haustier entschieden") kann als Diskriminierung interpretiert werden, wenn der abgelehnte Bewerber ein Haustier besitzt. Halte Absagen bewusst allgemein: "Wir haben uns für einen anderen Bewerber entschieden." Das ist ausreichend und schützt dich.
Vorlage 1: Kurze Absage per E-Mail (für Interessenten ohne Besichtigung)
Betreff: Ihre Anfrage zur Wohnung [Adresse]
Sehr geehrte/r [Name],
vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Wohnung in der [Adresse]. Wir haben uns nach sorgfältiger Prüfung aller Bewerbungen für einen anderen Interessenten entschieden.
Wir bedanken uns herzlich für Ihre Anfrage und wünschen Ihnen bei Ihrer weiteren Wohnungssuche viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Vorlage 2: Absage nach Besichtigung
Betreff: Rückmeldung zur Besichtigung – [Adresse]
Sehr geehrte/r [Name],
herzlichen Dank für Ihre Zeit bei der Besichtigung der Wohnung in der [Adresse] und Ihr offenes Gespräch mit uns.
Nach Abwägung aller Bewerbungen haben wir uns leider für einen anderen Bewerber entschieden. Bitte verstehen Sie, dass wir aus dem hohen Interesse heraus eine schwierige Entscheidung treffen mussten.
Wir wünschen Ihnen alles Gute und viel Erfolg bei Ihrer weiteren Suche.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Vorlage 3: Absage bei unvollständigen Unterlagen
Betreff: Ihre Bewerbung – [Adresse]
Sehr geehrte/r [Name],
vielen Dank für Ihre Bewerbung auf die Wohnung in der [Adresse].
Leider können wir Ihre Bewerbung ohne vollständige Unterlagen nicht berücksichtigen. Da die Wohnung zeitnah vergeben werden soll und wir keine vollständigen Unterlagen von Ihnen erhalten haben, haben wir uns für einen anderen Bewerber entschieden.
Wir wünschen Ihnen bei Ihrer weiteren Wohnungssuche alles Gute.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Absagen automatisieren mit rentFlow
Wer regelmäßig vermietet, weiß: Absagen schreiben kostet Zeit – besonders wenn es 30 oder 40 Stück sind. rentFlow kann Absagen automatisch versenden, sobald du dich für einen Kandidaten entschieden hast. Alle anderen erhalten eine standardisierte, aber freundliche Absage – ohne dass du sie einzeln schreiben musst.
Mehr zur Terminorganisation ohne Chaos findest du im Artikel Besichtigungstermine organisieren.
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